A entrada de um novo colaborador parece simples.
Criar um e-mail, entregar um computador, liberar alguns sistemas e começar o trabalho.
A saída também costuma parecer direta: recolher o equipamento e cancelar a conta corporativa.
Na prática, porém, cada movimentação de pessoas dentro da empresa envolve diversos recursos tecnológicos.
E quando esses processos não são organizados, surgem riscos de segurança, perda de produtividade, acessos indevidos e equipamentos sem controle.
Por isso, onboarding e offboarding também são responsabilidades importantes da gestão de TI.
O que é onboarding de TI?
O onboarding de TI é o processo de preparar toda a estrutura tecnológica necessária para a chegada de um novo colaborador.
Isso pode incluir:
- computador ou notebook;
- conta de e-mail;
- acessos aos sistemas;
- permissões em arquivos e pastas;
- softwares necessários;
- ferramentas de comunicação;
- autenticação e segurança;
- configuração dos dispositivos;
- inclusão no inventário de TI.
O objetivo é fazer com que a pessoa consiga começar a trabalhar com os recursos corretos desde o primeiro dia.
Quando não existe processo, o primeiro dia vira improviso
Um cenário bastante comum acontece quando a equipe de TI descobre sobre uma contratação poucas horas antes da chegada do novo colaborador.
Nesse momento, tudo precisa ser feito rapidamente.
É necessário encontrar um equipamento disponível.
Criar contas.
Instalar programas.
Solicitar acessos.
Configurar permissões.
O resultado costuma ser atraso, retrabalho e uma experiência ruim para quem está entrando.
Com planejamento, boa parte dessa preparação pode acontecer antes.
Acesso demais também é um problema
Outro erro comum é liberar acessos sem considerar exatamente o que cada função precisa.
Por praticidade, um novo colaborador pode receber permissões iguais às de outra pessoa do departamento.
O problema é que nem sempre as responsabilidades são as mesmas.
Quanto maior o número de acessos desnecessários, maior a exposição das informações da empresa.
Uma boa gestão utiliza o princípio de conceder apenas as permissões necessárias para aquela atividade.
Equipamentos também precisam estar organizados
Quem está utilizando cada notebook?
Qual computador foi entregue para determinado colaborador?
Qual é o número de patrimônio?
Quando o equipamento foi comprado?
Ele possui garantia?
Quais softwares estão instalados?
Essas informações deveriam acompanhar o processo de onboarding.
Quando existe inventário integrado à rotina da empresa, o equipamento deixa de ser apenas “um notebook entregue para alguém” e passa a ser um ativo devidamente controlado.
E quando o colaborador muda de função?
Nem todo movimento interno envolve contratação ou desligamento.
Promoções, transferências e mudanças de departamento também exigem revisão tecnológica.
Uma pessoa que passa do setor comercial para o financeiro, por exemplo, provavelmente precisa de novos acessos.
Mas também pode deixar de precisar daqueles utilizados anteriormente.
Se as permissões apenas se acumulam ao longo do tempo, o colaborador pode terminar com acesso a muito mais informações do que sua função atual exige.
Por isso, mudanças internas também deveriam acionar uma revisão de acessos.
O offboarding pode ser ainda mais crítico
Quando alguém deixa a empresa, existe uma janela importante de segurança.
Contas precisam ser desativadas.
Sessões podem precisar ser encerradas.
Equipamentos devem ser recolhidos.
Acessos a sistemas externos precisam ser removidos.
Arquivos importantes precisam permanecer disponíveis para a empresa.
Se esse processo não acontece de forma coordenada, acessos antigos podem continuar ativos por dias, semanas ou até meses.
Uma conta esquecida pode virar uma vulnerabilidade
Imagine que um colaborador deixe a empresa, mas sua conta em determinado sistema permaneça ativa.
Mesmo que ninguém utilize aquela credencial, ela continua existindo.
Isso representa um ponto adicional que precisa ser protegido.
Quanto mais contas esquecidas existem, mais difícil se torna entender quem realmente possui acesso ao ambiente.
Uma política de offboarding bem executada reduz esse tipo de risco.
Não basta bloquear apenas o e-mail
O e-mail corporativo é apenas uma das ferramentas utilizadas pela maioria das empresas.
Também podem existir acessos a:
- sistemas de gestão;
- plataformas financeiras;
- CRM;
- armazenamento em nuvem;
- ferramentas de marketing;
- portais de fornecedores;
- VPN;
- aplicativos internos;
- sistemas de atendimento;
- ferramentas de comunicação.
Por isso, o desligamento precisa considerar todo o ecossistema tecnológico utilizado pela pessoa.
O que acontece com os arquivos do colaborador?
Outro ponto importante é a continuidade das informações.
Documentos, históricos, projetos e arquivos importantes não deveriam desaparecer com a saída de uma pessoa.
O processo de offboarding deve considerar a transferência ou preservação dessas informações de acordo com as necessidades da empresa.
Isso evita perda de conhecimento e dificuldades para a equipe que continuará trabalhando nos projetos.
Padronização reduz erros
Quando cada contratação e desligamento é tratado de maneira diferente, aumenta a chance de algo ser esquecido.
Um checklist padronizado ajuda diferentes áreas a seguirem o mesmo processo.
Por exemplo, antes da entrada de um novo colaborador, podem ser definidos:
- responsável pela solicitação;
- equipamentos necessários;
- sistemas utilizados;
- nível de acesso;
- softwares obrigatórios;
- data de início;
- responsável pela aprovação.
Na saída, outro fluxo pode prever:
- bloqueio das contas;
- retirada dos acessos;
- recolhimento dos equipamentos;
- transferência de arquivos;
- atualização do inventário.
Quanto mais claro o processo, menor a dependência da memória individual.
RH e TI precisam conversar
Onboarding e offboarding não deveriam acontecer isoladamente dentro da área de tecnologia.
A integração com RH e gestores é fundamental.
A TI precisa saber com antecedência quando alguém será contratado, desligado ou transferido.
Ao mesmo tempo, os gestores precisam informar quais recursos e acessos cada função realmente necessita.
Quando essas áreas trabalham de forma coordenada, o processo fica mais rápido, seguro e previsível.
O impacto também aparece na produtividade
Um colaborador que passa seu primeiro dia esperando acessos está sendo pago para não conseguir trabalhar.
Da mesma forma, uma equipe que perde tempo procurando arquivos de alguém que saiu da empresa enfrenta um problema operacional que poderia ter sido evitado.
Processos organizados não servem apenas para melhorar a segurança.
Eles também reduzem desperdício de tempo.
Automatizar parte do processo pode ajudar
Dependendo da estrutura da empresa, determinadas tarefas podem ser automatizadas ou padronizadas.
Criação de contas, aplicação de políticas, instalação de softwares e definição de permissões podem seguir modelos previamente estabelecidos.
Isso reduz o número de tarefas manuais e diminui a chance de configurações inconsistentes.
A automação não elimina a necessidade de controle.
Ela torna o processo mais eficiente.
Como saber se sua empresa precisa organizar esse fluxo?
Alguns sinais são comuns:
- novos colaboradores começam sem equipamentos preparados;
- acessos são solicitados somente depois da contratação;
- usuários antigos continuam ativos nos sistemas;
- ninguém sabe exatamente quais acessos cada colaborador possui;
- equipamentos não estão associados corretamente aos usuários;
- desligamentos dependem de mensagens informais;
- contas são removidas manualmente sem checklist;
- mudanças de cargo não geram revisão de permissões.
Quando essas situações aparecem com frequência, existe espaço para estruturar melhor a gestão tecnológica.
Como a MCF Info pode ajudar
A MCF Info auxilia empresas na organização e gestão de seus ambientes de TI, incluindo processos relacionados a usuários, equipamentos, acessos e infraestrutura.
Esse trabalho pode envolver:
- gestão de usuários;
- organização de acessos;
- configuração de equipamentos;
- inventário de TI;
- suporte técnico;
- segurança da informação;
- manutenção preventiva;
- gestão da infraestrutura;
- planejamento tecnológico.
O objetivo é criar processos mais organizados para que cada colaborador tenha os recursos necessários para trabalhar, sem comprometer a segurança da empresa.
FAQ – Perguntas Frequentes
1. Onboarding de TI deve acontecer antes do primeiro dia do colaborador?
Sempre que possível, sim. Preparar equipamentos e acessos com antecedência reduz atrasos e permite que a pessoa comece a trabalhar mais rapidamente.
2. Todos os funcionários de um setor devem possuir os mesmos acessos?
Não necessariamente. As permissões devem considerar as responsabilidades de cada função e o nível de acesso realmente necessário.
3. O que precisa ser feito quando um funcionário deixa a empresa?
O processo pode envolver bloqueio de contas, remoção de acessos, recolhimento de equipamentos, transferência de arquivos e atualização do inventário.
4. É necessário revisar acessos quando alguém muda de cargo?
Sim. Mudanças de função podem exigir novos acessos e também a remoção de permissões que deixaram de ser necessárias.
5. Pequenas empresas também precisam desses processos?
Sim. Mesmo com poucos funcionários, contas antigas, equipamentos sem controle e permissões inadequadas podem representar riscos e gerar retrabalho.
Conclusão
A entrada e a saída de colaboradores não são apenas processos de RH.
Também são eventos importantes para a segurança e a organização tecnológica da empresa.
Um onboarding bem estruturado permite que novos profissionais comecem a trabalhar com os recursos corretos.
Um offboarding eficiente garante que equipamentos, informações e acessos permaneçam sob controle quando alguém deixa a organização.
Quando pessoas, tecnologia e processos trabalham de forma integrada, a empresa reduz riscos e ganha mais eficiência.
A MCF Info ajuda sua empresa a organizar usuários, equipamentos e acessos para que cada movimentação aconteça com mais controle, segurança e agilidade.
